Identificatie van de betrokkenen en de verwerkingsactiviteiten
FEDNOT verwerkt gegevens van Belgische en Europese notarissen en de Belgische en Europese burgers. Deze burgers zijn meestal de partijen betrokken bij een akte. FEDNOT voert volgende verwerkingen uit met de gegevens van de betrokkenen:
- Beheer van de centrale registers van het notariaat;
- Beheer van de applicaties die doorgifte van gegevens tussen de notarissen en overheden coördineren
Doeleinde en rechtmatigheid
Het doel van dit beleid is de burgers te informeren over de gegevensverwerking door FEDNOT uitgevoerd in het kader van haar wettelijke taken en haar taken van openbaar belang (art. 6.1 c en e AVG).
FEDNOT zal de gegevens enkel verwerken voor de hieronder beschreven doeleinden:
1. Centrale Registers
FEDNOT is door de wetgever aangesteld om verschillende centrale registers te beheren. Zij is verantwoordelijk voor de authentieke bronnen van het notariaat benoemd door de wetgever . De authentieke bronnen zijn de volgende:
- het Centraal Register van Testamenten
- het Centraal Register voor huwelijksovereenkomsten
- Het Centraal Register voor erflatingen
- Het Centraal Register van lastgevingsovereenkomsten
- Het Centraal Register van verklaringen
- Notariële aktedatabank (NABAN)
- Etc.
De verschillende regelgevingen over deze databanken, duiden FEDNOT aan als beheerder. Het verwerken van deze gegevens is dan ook in het kader van de wettelijke opdrachten, die FEDNOT heeft.
De wetgever heeft FEDNOT belast met het beheer van de centrale registers om de notarissen en de bevoegde administraties (overheden) te helpen toegang te krijgen tot de gegevens, die daarin zijn opgenomen, in het kader van de vervulling van hun wettelijke taken. In bepaalde hypothesen hebben burgers ook recht op toegang tot de gegevens in de centrale registers (naast hun eigen gegevens).
2. De applicaties die doorgifte van gegevens tussen de notarissen en overheden coördineren
In het kader van de vervulling van haar taken van openbaar belang en/of wettelijke taken, zorgt FEDNOT voor het beheer van bepaalde toepassingen, die de overdracht van persoonsgegevens van burgers tussen notariskantoren en overheden mogelijk maken. Het doel is om notarissen en overheden in staat te stellen hun wettelijke verplichtingen na te komen.
Dit zijn onder meer volgende applicaties:
- ASF: Sociale en fiscale berichten, hierbij wordt tussen de notarissen en de overheden sociale en fiscale berichten uitgewisseld in het kader van bijvoorbeeld een openstaande schuld.
- eRegistration: hierdoor kan de notaris digitaal registratie van de akten doen in het registratiekantoor, of een hypotheek schrappen in het kantoor, etc.;
- eDepot: Hierdoor kunnen de notarissen digitaal een vennootschapsdossier neerleggen op de griffie van het ondernemingsloket met het oog op de toekenning door deze laatste van een ondernemingsnummer en de publicatie van de oprichtingsakte, bij uittreksel, in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad
- Etc.
Daarnaast zijn er nog andere toepassingen, die FEDNOT beheert en waar een eigen privacy beleid voor van toepassing is zoals de digitale kluis voor de burgers (IZIMI) of het veilingplatform voor onroerende goederen (Biddit).
Categorieën van gegevens en bewaartermijn
De volgende categorieën van gegevens worden verwerkt:
1. Centrale registers
In deze centrale databanken worden verschillende categorieën van gegevens verwerkt:
- Identificatiegegevens zoals naam, geboortedatum, rijksregisternummer, nummer van de sociale zekerheid (Rbis) geboorteplaats, datum van overlijden, woonplaats, etc. ;
- Familiale gegevens: beschrijving van het gezin ;
- Sociale gegevens ;
- Gegevens met betrekking tot huwelijkscontracten, testamenten ;
- Gegevens met betrekking tot uw mandatencontracten;
- Gegevens in authentieke akten en kopieën van de authentieke akten zelf;
- Etc.
In het kader van het beheer van deze authentieke bronnen heeft FEDNOT ofwel een machtiging verkregen of een door wet bevestigd gebruik voor Rijksregisternummer of het nummer van de Sociale
Zekerheid (Rbis). FEDNOT heeft ook toegang gekregen tot de gegevens van het Rijksregister en de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid (Rbis) om de gegevens te controleren en zo de kwaliteit ervan te waarborgen.
Per applicatie hebben de gegevens een specifieke bewaringstermijn beschreven in de regelgeving omtrent de authentieke bronnen. De toeganglogs tot de centrale registers worden 10 jaar lang bewaard om te bepalen wie de gegevens van de burgers heeft opgezocht.
Indien de burger hier meer informatie over wil, kan deze steeds zijn recht van informatie en inzage uitoefenen door de Data Protection Officer van FEDNOT te contacteren (dpofednot@privanot.be).
2. De applicaties die doorgifte van gegevens tussen de notarissen en overheidsinstellingen
Daarnaast worden ook de gegevens van burgers verwerkt in de applicaties waarmee de overheidsinstellingen communiceren. Dit zijn veelal :
- Identificatiegegeven (naam, rijksregisternummer, geboortedatum, geboorteplaats, woonplaats, etc.) ;
- Contactgegevens ;
- Gegevens van authentieke akten voor hun elektronische registratie ;
- Sociale en fiscale gegevens (schulden) ;
- Professionele gegevens in het kader van de oprichting van een online bedrijf ;
- Etc.
FEDNOT bewaart een aantal van uw persoonlijke gegevens alleen: :
- als de wetgever het oplegt,
- of voor elektronische bewijsvoering gedurende 20 jaar (in overeenstemming met de verjaringstermijn van het oud Burgerlijk Wetboek)
