Leon Stynenstraat 75B - 2000 Antwerpen
T +32 (0)3 233 76 33 - F +32 (0)3 234 23 86 - info@deckersnotarissen.be
Uw privacy is belangrijk voor DECKERS NOTARISSEN bv, geassocieerde notarissen met vestiging in Leon Stynenstraat 75B - 2000 Antwerpen. (Hierna genoemd “Deckers notarissen”, “wij” of “ons”).
Wanneer u een beroep doet op de diensten van Deckers notarissen , vertrouwt u haar uw persoonsgegevens toe. Met dit Privacybeleid willen wij dat u op de hoogte bent over hoe wij informatie verzamelen, gebruiken en vrijgeven.
Dit Privacybeleid is van toepassing op onze website www.deckersnotarissen.be (Hierna genoemd de “Website”) en alle relaties tussen Deckers notarissen en haar klanten, prospecten en business partners.
Deckers Notarissen BV is verantwoordelijk voor de verwerkingen op uw persoonsgegevens.
KBO-nummer: 0469.875.423
Adres: Léon Stynenstraat 75B, 2000 Antwerpen
Contactpersoon: Mevrouw Carolien Janssens (e-mail: carolien.janssens@deckersnotarissen.be)
Identiteit van de functionaris voor gegevensbescherming (“DPO”)
Joost Peeters Advocatenkantoor BV, vertegenwoordigd door dhr. Joost Peeters, werd door de verwerkingsverantwoordelijke als functionaris voor gegevensbescherming aangeduid
Deckers Notarissen BV hecht veel belang aan uw privacy van persoonsgegevens. Zij wil dan ook op een veilige en confidentiële wijze omgaan met de persoonsgegevens die worden verzameld. Deze privacy verklaring omschrijft welke persoonsgegevens worden verwerkt, op welke basis zij deze verwerkt, waarom deze worden verwerkt en wat de rechten van de betrokkenen zijn. Tot slot informeert zij welke beveiligingsmaatregelen worden genomen teneinde de persoonsgegevens van de betrokkenen te beschermen.
De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:
“alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, rijksregisternummer, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”
De verwerking wordt als volgt gedefinieerd:
"een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;”
Indien deze privacyverklaring naar “persoonsgegevens” en de “verwerking” verwijst, wordt verwezen naar deze definities uit de Verordening.
Als openbaar ambtenaar dient de Notaris, voor de verwezenlijking van zijn activiteiten, uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken.
De persoonsgegevens die u betreffen worden hetzij rechtstreeks bij u verzameld of zijn hetzij afkomstig uit officiële bronnen. Aangezien de Notaris een deel van het openbaar gezag uitoefent, heeft hij toegang tot diverse authentieke gegevensbronnen die strikt omkaderd worden door specifieke wetgevingen.
Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. Deckers Notarissen BV doet beroep op verwerkers wanneer dit noodzakelijk is voor een goede bedrijfsvoering. Met oog op de beveiliging van de persoonsgegevens sluit Deckers Notarissen BV een verwerkingsovereenkomst met al haar verwerkers.
Deckers Notarissen BV verwerkt uw persoonsgegevens omwille van haar wettelijke verplichtingen, doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons hebt verstrekt.
De gegevens die wij verwerken zijn de volgende:
De notaris verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens om de rechtszekerheid te garanderen van de verrichtingen waarvan hij de authenticiteit waarborgt alsook voor het beheer van de dossiers die hem worden toevertrouwd.
Uw persoonsgegevens die door de Notaris verwerkt worden kunnen mogelijk aan derden worden verzonden (“ontvangers”), en meer specifiek aan:
Deze gegevens dienen aan deze verschillende ontvangers te worden meegedeeld opdat de notaris de wettelijke verplichtingen waaraan hij onderworpen is kan naleven en uw dossier correct kan beheren.
De door de notaris verrichte verwerkingen van persoonsgegevens zijn onderworpen aan de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees parlement en de raad van 27 april 2016 genaamd “Algemene verordening gegevensbescherming”. Deze verordening betreft zowel de elektronisch verwerkte gegevens als de gegevens vervat in de papieren dossiers en documenten die zich in het kantoor van de notaris bevinden, voor zover deze bestanden of dossiers “volgens specifieke criteria zijn gestructureerd”. De persoonsgegevens vervat in de elektronische en papieren dossiers, de testamenten en de authentieke akten worden aldus beschermd door voornoemde Verordening.
Alle verwerkingen van de persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een rechtsgrond.
De persoonsgegevens van de betrokkenen worden verwerkt:
De door de notaris verrichte verwerkingen van persoonsgegevens worden als rechtmatig beschouwd aangezien ze, in het merendeel van de gevallen, noodzakelijk zijn voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan de notaris onderworpen is (zoals, bijvoorbeeld, wet tot voorkoming van het witwassen van geld) of noodzakelijk zijn voor het vervullen van een opdracht van openbaar belang die aan de notaris toevertrouwd wordt.
In de andere gevallen steunt de rechtmatigheid van de verwerking op het noodzakelijk karakter van de verwerking in het kader van de uitvoering van een contract of precontractuele maatregelen waarbij u partij bent of het rechtmatig belang om de klantvriendelijkheid te verbeteren van het kantoor. Deze laatste rechtmatigheidsgrond is enkel van toepassing voor het gebruik van business intelligence software.
Krachtens het principe van de beperkte bewaring van persoonsgegevens, kunnen voornoemde gegevens slechts worden bewaard zolang nodig is voor de vervulling van voornoemd doeleinde en dit, in functie van de wetten die specifiek van toepassing zijn en de verjaringstermijnen van de zakelijke en persoonlijke vorderingen. Deze bewaartermijn varieert van 10 jaar tot en met 30 jaar afhankelijk van de gegevens
De notaris neemt verschillende passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te garanderen dat is aangepast aan het risico van uw gegevens. Zo zorgt de notaris er in het bijzonder voor dat zijn medewerkers en eventuele verwerkers veilig toegang krijgen tot uw gegevens, dat zijn computernetwerk en servers worden beschermd, dat het onderhoud en de vernietiging van uw gegevens wordt bewaakt,....
Deze maatregelen zullen om de drie jaar door de bovengenoemde DPO worden herzien door middel van een technische en procedurele audit van het notariskantoor in het licht van de beginselen van de GPDR.
U kan contact opnemen met Deckers Notarissen BV via carolien.janssens@deckersnotarissen.be. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit
Wij delen uw persoonsgegevens met derden uitsluitend wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen of de overeenkomst met u.
Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om ervoor te zorgen dat eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens gegarandeerd wordt.
Deckers Notarissen BV heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
Dit enerzijds door technische maatregels zoals: gebruik van virusscans, firewalls, wachtwoorden die regelmatig worden aangepast, toegangsbeveiliging tot gegevens, …
Anderzijds door organisatorische maatregels zoals: welbepaalde personen hebben toegang, procedure voor incidentenbeheer, policy en opleiding, vertrouwelijkheidsclausules, …
Elke medewerker binnen de onderneming draagt de verantwoordelijkheid om onverwijld een datalek of vermoeden van datalek schriftelijk en mondeling te melden bij de verantwoordelijke van gegevensbeheer. Dit kan bijvoorbeeld de diefstal van een werklaptop zijn.
De verantwoordelijke voor gegevensbeheer draagt op zijn beurt de verplichting dit lek te onderzoeken, (preventief) te stoppen of in ieder geval de impact zo veel mogelijk te beperken. De verantwoordelijke zal op zijn beurt eveneens de leidinggevende op de hoogte brengen.
Indien de leidinggevende vaststelt dat er sprake is van een datalek met mogelijke risico’s voor het betrokken individu zal hij de gegevensbeschermingsautoriteit hiervan op de hoogte moeten brengen. De mogelijke risico’s moeten case-by-case beoordeeld worden. De mogelijke risico’s zijn namelijk afhankelijk van veel factoren, zoals de inhoud van het datalek, de aard van de organisatie en meer.
Hiernaast zal de leidinggevende ook de medewerker waar de data betrekking op hebben op de hoogte brengen als er een hoog risico is voor de rechten en vrijheden van de medewerker.
De betrokkene zal niet geïnformeerd worden als:
